【文章】鄒開蓮：溝通的九十秒原則

最近參加一個基金會活動，看一群十來歲的孩子在結業典禮上，練習在九十秒內，對父母表達感謝。

有些孩子很害羞、有些說話又多又急，有的講話搖搖晃晃。有趣的是，大多數人都做不到看著家長的臉說「謝謝」。一開口盡是「然後…然後」，不知九十秒裡塞了多少「然後」，台下都笑了。

接著，一位女孩帶著微笑、自信上台，表達有條不紊，立即讓人刮目相看。

溝通能力，尤其是語言表達，不是天生，而是訓練的。台灣人從小到大，多被動學習，很少練習表達想法。長大後不只缺乏口條，說話也缺乏邏輯與說服力。

一到社會，才發現會做、不會說很吃虧。經常在國外工作，更強烈感受，愈想往上走，語言溝通這門學問就愈重要。

日前參加一場由美國科技網站AllThingsD在香港舉辦的論壇。主持人是老資格的科技記者，各場與談人，皆是全球科技網路大咖。我第一次參加這個論壇，心裡頗緊張。

前一晚，總公司媒體關係主管替我做預備。他問了幾個問題，像亞洲網路趨勢、雅虎在亞洲有何不同於全球的策略。

這些都是我天天在做的事，也回答過這種問題好多遍。但他要我用九十秒回答每個問題，又是英文，我發現以前習慣用「論說文」回答媒體問題的方式，完全行不通。

我同事說，「原則很簡單：說你要他們知道的，用故事、舉例很有效，最重要的是活力和自信，讓他們想聽你說話。」

的確，我們往往把要傳達的話，埋在一堆數據資訊裡，卻忘記溝通單純的目的。

我發現很多人常犯的錯誤：第一，想說的太多，太多細節，反而模糊重點；第二，一直講，沒有停頓和反饋；第三，聲音肢體沒「表情」，缺乏吸引力。

或許你也有這樣的簡報經驗：一張投影片好多重點，再加點插圖、避免枯燥。一上台，三十分鐘簡報，第一張就講了五分鐘，還有二十頁，下面的人開始看手機…。

我一直有簡報內容過多的問題。有次請教一位澳洲講師，他問我，「你想告訴老闆什麼？希望他做什麼？」

首先，他叫我把簡報放到縮小排列模式，用一句話說出每張重點，再檢視內容是否符合那個重點，不符合就刪掉，盡量簡潔。最後再看整個簡報是否達到預設目的；並提醒我每張投影片不要超過兩、三分鐘，且一定要停頓，讓注意力停留在自我身上，而不是投影片上。用這方法，內容果然簡潔有力多了！

我的工作，幾乎八成時間花在各式各樣的溝通上。我發現，有效的言語溝通，對領導管理極為重要，甚至是凸顯實質內涵，最關鍵的外在能力。

不論你今天在組織裡什麼位置，抓住機會就練習，這項投資絕不摃龜！

（作者為Yahoo!亞太區董事總經理）

by 天下雜誌484期

【文章】開口就像ＣＥＯ的8大祕訣

「每一次非得開口不可，都是在測試你的領導能力。」─美國作家詹姆士．修莫

傑克威爾許的演講撰稿人藍恩曾說，在奇異公司，擔任領導人的條件之一，就是要有傑出的演說力，必須「一上台就能傳授、說服、激勵、領導。」

只不過，「當眾演說」一向是許多人的罩門。有項調查曾經問過三千個美國人，「你最害怕的是什麼？」結果，演講竟然擠下了死亡，被列為最讓人恐懼事物的排行之首。

難怪許多主管會對公開演說避之唯恐不及─不是推說自己忙不過來、有更要緊的事非做不可，就是一拖再拖，拖到硬著頭皮站上講台，結果講得一塌糊塗─白白浪費了一次溝通的機會。

想要成為領導人，就必須會講話。從當上經理人開始，你就躲不掉各種不得不開口的機會：可能是自己部門召開的會議，由你站起來說明公司的新政策；也可能是一場部門歡送退休員工的晚宴，你得「說幾句話」；還可能要對客戶、董事會做業務報告，或接受外界不定期的演講邀約。

「在所有的行銷技巧中，向目標對象做簡報或演說，是分享概念、影響他人、建立企業品牌的最佳方法之一，」溝通訓練專家平可絲強調。如果你渴望在職場生涯中步步高升，那麼，除了精通本業，你還要懂得善用演說，跟公司內外的人有效溝通。

身為主管，如何才能鍛鍊出隨時都能自在表達的演說力？

事前準備

專家都同意，絕佳的演說技巧，並不是與生俱來的天賦，一切都要靠「準備」。如果你下週就要上台講話，管理顧問貝爾克和托普琴克提出了幾個事先準備的基本要點：

1. 決定你的演說目的，把它寫成一句話：精彩的演說，都始於清楚的訊息。你希望聽眾從這場演說中得到什麼啟示？把主題寫成一句話，讓大家立即能夠清楚理解。

2. 設計你的講題大綱：一旦有了主題，就要訂下大綱。演講的形式不外幾種：就職演說、得獎感言、勵志談話、方針闡述、開幕致詞、恭賀祝頌等，不一而足。但最好都能包含一個清楚的主題和幾個重點（通常是三個，多了一般人記不住）。

3. 了解你的聽眾：規劃講稿時，一定要想到你的聽眾。他們想要知道什麼？為什麼要出席？講什麼才能讓他們不虛此行？你對聽眾的掌握愈充分，就愈容易進行準備。

4. 注入讓演說變生動的元素：要讓演說生動有趣，別忘了注入幾個元素，例如講故事。有好的故事，講話內容才會精彩。很多演說高手都懂得用故事來起頭，然後帶入演講的主軸。其他可以善用的元素，還包括了時事、軼聞、數據，以及幽默等。

5. 練習，練習，再練習：確定演說內容後，盡量找機會練習。你可以在開車上班途中、跑步運動時大聲背誦重點，也可以對著好友、家人甚至小狗反覆演練。這會讓你對演說更有把握，你會比較放鬆，也會減少上台的恐懼感。

「像ＣＥＯ一樣」做溝通

有心想要更上層樓的主管，則必須進一步強化演說技巧，並且找到屬於個人的談話風格。溝通顧問貝慈在《人人都要學的ＣＥＯ說話技巧》書中，歸納出了成功領導人的八大演說祕訣：

1. 給大家big idea：每一場演講或簡報，都需要一個「大觀念」來吸引、激發聽眾。美國前總統林肯的蓋茨堡演講，只講了三分鐘，全文僅二七一個字，卻能成為美國歷史上最偉大的演說之一，就是因為他言簡意賅地提出了一個了不起的想法，說服了全國人民繼續奮戰。

2. 針對當下發言：沒人喜歡聽老生常談、千篇一律的罐頭演講，你所談的內容必須跟坐在台下的聽眾有關、跟當下的時事有關，才能獲得聽眾的歡心，否則他們可能根本聽不下去。盡量多觸及聽眾心中的想法，談談大家關心的問題，才能讓他們把重要的訊息聽進去。

3. 講話簡單明瞭：許多演說的效果很差，問題都出在企圖過大，講得太多、太複雜。你的訊息應該簡潔且直接了當，人家才會記得。

4. 實話實說：領導人最重要的特質，就是誠實與正直，所以，講話要像個ＣＥＯ，就必須實話實說。你的聽眾不但期待你做出一場優秀的演說，也會期待你能夠說真話，不論真相如何。

5. 保持樂觀態度：身為領導人，無論你所面對的環境是好是壞，你都應該懷抱希望來平衡現實。樂觀主義是領導階層必須具備的特點，成功的領導人必須樂觀地看待各種可能。

6. 放眼未來：發言的時候，要讓聽眾知道你的信念大有可為。你對未來的願景、希望和信仰，將奠定組織的走向。放眼未來，人們自然會起身跟隨，讓理想成真。

7. 要真誠：領導人的頭銜愈大，愈容易阻礙和聽眾之間的溝通，因為聽眾覺得他們跟你之間，毫無共同之處。因此，你的任務就是要和觀眾建立關係，也就是要真誠。

出色的領導人有能力讓自己顯得人性化，卻不失權威，例如，一家航空公司的執行長就很擅長利用自己的背景、興趣，甚至自貶式的幽默（例如他的禿頭），和每一種聽眾建立了連結。

8. 要有所主張：工作不只是一張飯票，人們做事，也是為了參與一份偉大事業。他們希望工作能有目的，組織能有一份使命。所以領導人必須把組織的任務、目的和價值觀，具體呈現出來。

專家提醒，站上講台時，想要讓這場演說加分，還得掌握以下幾個臨場要領：

● 盡量口語化：對聽眾講話，要像跟朋友喝咖啡聊天一樣，字句短一點要比長一點好。聲音、腔調、速度等表達方式，也應該自然、自在。

● 演說時，看著聽眾，不要看投影片。必要時，可以把投影機暫時關掉，或把螢幕調黑，讓觀眾的注意力再度回到你身上。

● 與聽眾建立互動，吸引注意：問幾個問題、要求他們舉手回應、參與分組討論等，都會讓聽眾更有興趣。

● 表現出活力十足，神采飛揚，讓聽眾覺得你很喜歡這場演講。

● 隨時準備應付各種突發狀況：沒有人知道，每次演講會出什麼狀況。也許電腦設備突然故障，也許演講會場臨時更換，你都必須趕快應變。

● 預留一小段發問時間，然後準時結束。

CEO的8大演說祕訣

1. 給大家big idea

2. 針對當下發言

3. 講話簡單明瞭

4. 實話實說

5. 保持樂觀態度

6. 放眼未來

7. 要真誠

8. 要有所主張

掌握演說力必讀
《人人都要學的CEO說話技巧》 ，蘇珊．貝慈著，麥格羅希爾出版，2005年

by 天下雜誌

【文章】8秒內抓住聽眾的注意力

溝通祕技／8秒內抓住聽眾的注意力

整理．撰文 / 劉揚銘
文章來源《經理人月刊》8月號

善於表達的人在簡報或演說中，總是一開始就抓住聽眾的注意力，這就是簡報的「8秒規則」：聽眾會在簡報開始的8秒內，決定你的話值不值得聽。

開場的客套話，其實等於廢話。與其說出像這樣平凡無奇的簡報開場：「很高興今天有機會來到這裡，我嘗試在不景氣的影響下，以及目前屢創新低的利率環境中，評估近來促成建材業反彈發展的原因。」不如利用以下6種開場方式，讓你在8秒內就能擄獲聽眾的心：

1.反問聽眾
例句：「你們覺得今年美國經濟最大的奇蹟是什麼？不是製造業或金融服務業，甚至不是出兵伊拉克而暴增的國防預算，而是在利率連續5年創下歷史新低的不景氣中，始終保持不墜的房屋市場。」

2.引述一段名言
例句：「聯準會主席葛林斯班上星期說，過去3年來，走勢堅強出乎意料的房屋市場，幾乎是隻手保住了美國經濟的命脈。」

3.預測未來
例句：「假如目前正熱的房屋市場在未來1年半中，以現在的速度繼續成長，它就會成為歷來維持最久的一波漲幅。」

4.回顧過去
例句：「幾年前，就在911事件後，佛羅里達西棕櫚灘的新建屋只有117件，全面裝潢是85件，建材市場等於是垮了。相較之下，今年當地新建屋有2167件，全面裝潢有1168件，供應商要全面衝刺才能跟得上需求，這個故事在全美各城鎮不斷上演，而且次數多到數不清。」

5.用結尾開頭
例句：「目前房屋市場正熱。和過去50年來任何一個時期相比，現在有更多人正在建造、整修更多房屋。不難想見的是，建材業碰到了歷來最好的一年，而我們現在正站在這波浪潮的最前端。」

6.說一則趣聞
例句：「加州帕羅奧圖市的官員上星期宣布，新建屋和翻修屋的數目將連續3年創下新高。而且在全美2600個新建屋市場最火紅的城市裡，帕羅奧圖只是其中之一。」

一個強力的開頭勝過十幾句客套話，運用以上6個小技巧，花點心思找個故事為你的簡報開頭，就能抓住聽眾的注意力。

（取材自《行動領導》，麥格羅‧希爾出版。整理‧撰文／劉揚銘）